E-Rechnung
Die E-Rechnung ist ein wichtiger Baustein im Zuge der Digitalisierung. Sie verbindet grenzüberschreitend den privaten und den öffentlichen Sektor. Die Möglichkeiten und Vorteile einer E-Rechnung erschließen durch eine strukturierte Datenlieferung Optimierungs- und Einsparpotenziale, sowohl für den Rechnungssteller als auch für den Rechnungsempfänger. Die E-Rechnung bildet zudem die Basis für eine weitergehende Optimierung im gesamten Rechnungsverarbeitungsprozess.
Das Land Rheinland-Pfalz hat bereits mit dem E-Rechnungs-Gesetz (ERechGRP) vom 3. Juni 2020 eine eigenständige gesetzliche Grundlage zur Einführung der elektronischen Rechnung bei öffentlichen Aufträgen geschaffen. Mit der am 10. Januar 2024 verkündeten E-Rechnungsverordnung (ERechVORP) geht perspektivisch die Verpflichtung der elektronischen Rechnungsstellung einher. Unternehmen in Rheinland-Pfalz, die öffentliche Aufträge oder Konzessionen erhalten, werden ab dem 1. April 2025 zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet.
Der Verbandsgemeindeverwaltung Landstuhl können E-Rechnungen im Format XRechnung nach abgeschlossenen Registrierungen zugestellt werden. Bitte beachten Sie, dass eine Zustellung von E-Rechnungen an die Stadt- und Verbandsgemeindewerke derzeit noch nicht möglich ist. Diese senden Sie vorerst bitte weiterhin als PDF-Datei direkt an rechnungswesen-werke@landstuhl.de.
Kurzinfo für bereits registrierte E-Rechnungssteller:
1. Die ausschließlich für die Zustellung zu nutzende E-Mail-Adresse: ZRE-rlp@Poststelle.rlp.de 2. Die Leitweg-Identifikationsnummer der Verbandsgemeindeverwaltung Landstuhl: 073355011000-001-59
Alle wichtigen Schritte für neue E-Rechnungssteller im Überblick:
1. Registrierung
Für die Nutzung des Zentralen E-Rechnungseingang RLP ist eine Registrierung notwendig am Nutzerkonto RLP und dem Zentralen E-Rechnungseingang RLP.
- Die Registrierung am Nutzerkonto erfolgt in 2 Schritten
- Anschließend erfolgt die Registrierung am Zentralen E-Rechnungseingang
Alle wichtigen Informationen und Links finden Sie auf der Registrierungsseite für Rechnungssteller:
Hinweis zum Wechsel Nutzerkonto RLP zur BundID bzw. zum Mein-ELSTER Unternehmenskonto:
Im Laufe des Jahres wird es einen Wechsel vom Nutzerkonto RLP zur BundID (für natürliche Personen) bzw. zum Mein-ELSTER Unternehmenskonto (für juristische Personen) geben. Sobald dies für den E-Rechnungsempfang der Fall ist, werden wir Sie hier entsprechend informieren. Alle aktuellen Informationen finden auch auf der Info-Seite des LDI.
2. Einreichung
Nach Abschluss aller oben aufgeführten Schritte der Registrierung können Sie die E-Rechnungen in der aktuell gültigen Fassung der Standard XRechnung (XML-Format / ZUGFeRD-Format im Profil XRechnung: als rein strukturierte XML-Datei oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei) einreichen. Bitte beachten Sie, dass der ZRE bei einer ZUGFeRD-PDF-Rechnung die eingebettete XML-Datei extrahiert und nur diese wird weiter verarbeitet und an den Rechnungsempfänger übermittelt. Die ZUGFeRD-PDF-Datei wird verworfen und nicht an den Rechnungsempfänger übermittelt!
Dafür stehen Ihnen die nachfolgenden Optionen zur Verfügung:
- Zusendung der extern erstellten E-Rechnung von der im Profil hinterlegten ZRE-E-Mail-Adresse ausschließlich an ZRE-rlp@Poststelle.rlp.de
- Mit Anmeldung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP (Userdaten des Nutzerkonto RLP: E-Mail, Passwort und Pin):
- Upload der extern erstellten E-Rechnung
- Manuelle Erfassung der E-Rechnung über den Zentralen E-Rechnungseingang RLP
- Der Eingangskanal PEPPOL ist am Zentralen E-Rechnungseingang RLP noch nicht implementiert.
In beiden Fällen ist die Angabe der Leitweg-Identifikationsnummer 073355011000-001-59 erforderlich.
Wichtige Informationen zur Digitalen Signatur: Eine E-Mail mit signierten Dateianhängen kann prinzipiell verarbeitet werden.
Voraussetzungen: Die Dateisignatur muss eIDAS konform sein (Die ausstellende Zertifizierungsstelle muss in einer der Trusted Lists der EU geführt werden.) und es muss eine qualifizierte, elektronische Signatur (QES) sein.
Bitte beachten Sie weiterhin:
Container-Signaturen können unter Umständen nicht verarbeitet werden und werden nicht als relevant eingestuft.
Container-Signaturen beziehen sich nicht auf eine einzelne Datei, wie etwa eine PDF-Datei.
Sie beziehen sich auf eine komplette E-Mail inkl. Anhänge oder ein Dateiarchiv, das eine oder mehrere Dateien zu einer Einheit zusammenfasst und Informationen enthält, etwa eine Nachricht mit Angaben zu Absender, Empfänger und Betreff und einem oder mehreren Dateianhängen.
Alle aufgeführten und weitere detailliertere Informationen zur E-Rechnung und dem Zentralen E-Rechnungseingang (ZRE) finden Sie nachfolgend auf dem E-Rechnungsportal:
Alternative: PDF-Rechnungen
Sofern sie aktuell noch keine E-Rechnungen erstellen können, haben Sie die Möglichkeit der Verbandsgemeindeverwaltung Landstuhl auch weiterhin Rechnungen als PDF-Datei an rechnungswesen@landstuhl.de zukommen zu lassen.
Rechnungen an die Stadt- und Verbandsgemeindewerke Landstuhl senden Sie bitte in jedem Fall vorerst weiterhin als PDF-Datei an rechnungswesen-werke@landstuhl.de. Sobald eine Einreichung als E-Rechnung möglich ist, informieren wir Sie an dieser Stelle.
Unterschied zwischen Papier-, PDF- und E-Rechnung
Papier-Rechnung
Das traditionelle Format der Papierrechnung ist eine bildhaft repräsentierte Rechnung, die keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Selbst durch eine Digitalisierung der Rechnungsinformationen (z. B. mittels Scans oder digitalen Fotos), welche eine elektronische Weiterverarbeitung zulässt, liegen die Rechnungsinformationen nicht strukturiert vor und müssen anschließend manuell oder über zusätzliche Systeme strukturiert in die Buchführungssoftware übernommen werden.
PDF-Rechnung
Darüber hinaus wird eine PDF-Rechnung zwar bereits in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, es handelt sich jedoch um eine digitale und bildhaft repräsentierte Rechnung, welche keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Der Schwerpunkt liegt rein auf der Papier-gleichen visuellen Darstellung der Rechnungsinhalte. Für eine elektronische Weiterverarbeitung müssen die Rechnungsinformationen ebenfalls manuell oder über zusätzliche Systeme (z. B. Texterkennungssysteme bzw. OCR) in die Buchführungssoftware übertragen werden. Die PDF-Rechnung steht an dieser Stelle exemplarisch für eine bildhaft repräsentierte Rechnung. Weitere Formate wie z. B. “.tif”, “.jpeg”, “.docx” eignen sich ebenfalls für eine rein bildhafte Repräsentation der Rechnung.
Der Unterschied zur E-Rechnung
Der wesentliche Unterschied zwischen einer eingescannten Papier- oder PDF-Rechnung zu einer E-Rechnung liegt darin, dass eine E-Rechnung nach EU-Norm eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung ist, die elektronisch übermittelt sowie empfangen wird und eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht.
Die elektronische Rechnungsstellung kann dabei über verschiedene Standards bzw. Spezifikationen ermöglicht werden, darunter zum Beispiel mittels dem Standard XRechnung.
- Damit jedes Mitgliedsland der europäische Norm (EN) 16931 mit seinen länderspezifischen Anforderungen umsetzen kann, definiert jedes Land seine spezifische Core Invoice Usage Specification (CIUS).
- Der Standard XRechnung repräsentiert dabei die nationale Ausgestaltung der Europäischen Norm EN 16931 in Deutschland – also die deutsche CIUS – und wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards im Auftrag des IT-Planungsrates erarbeitet.
- In Deutschland wird der Standard XRechnung zur einheitlichen Umsetzung der Anforderungen der öffentlichen Auftraggeber in Bund sowie in einem Großteil der Länder und Kommunen verwendet.
- Zusätzlich kann bei Einreichung einer E-Rechnung an den Bund jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD 2.1.1 Profil XRechnung, als rein strukturierte XML-Datei) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN–16931), der E-RechV des Bundes und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.
Letztlich werden papierbasierte Prozesse zunehmend von digitalen Prozessen abgelöst. Sowohl Rechnungssteller als auch -empfänger profitieren deshalb von der E-Rechnung hinsichtlich Kosteneinsparungen, Effizienz und Transparenz.